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Richtiges Verhalten bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung

Unsere Erfahrung als Fachanwalt für Steuerrecht / Steuerberater in Köln hilft Ihnen bei einer Lohnsteuerprüfung

Das Lohnsteuerrecht ist ein komplexes Rechtsgebiet, welches für Arbeitgeber viele Fallstricke aufweist. Viele lohnsteuerrechtliche Regelungen werden laufend geändert. Darüber hinaus muss sich der Unternehmer permanent um viele andere Belange seines Betriebes kümmern, so dass sich ggf. Nachlässigkeiten im Umgang mit lohnsteuerrechtlichen Regelungen einschleichen können. Lohnsteuer-Außenprüfer wissen dies, so dass diese bei entsprechend intensiven Ermittlungen häufig zu einem steuerlichen Mehrergebnis kommen. Umso mehr sollte der Unternehmer bei der Anordnung einer Lohnsteuer-Außenprüfung gerüstet sein, um im Rahmen dieser Prüfung die Fallstricke zu erkennen und die Prüfung für ihn in einem guten Sinne "über die Bühne zu bringen". Unsere Fachanwälte für Steuerrecht in Köln können Unternehmer im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung fachkundig und effizient unterstützen. Die Praxiserfahrung auch in diesem Bereich ergibt sich auch aus der früheren Tätigkeit unserer Fachanwälte für Steuerrecht in der Finanzverwaltung.

Ansprechpartner bei LHP Luxem - Heuel - Prowatke, Rechtsanwälte für Steuerrecht, Steuerstrafrecht und steuerbestimmtes Zivil- und Gesellschaftsrecht in Köln:

Ingo Heuel
Ingo Heuel
Rechtsanwalt, Steuerberater, Fachanwalt für Steuerrecht
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Roswitha Prowatke
Roswitha Prowatke
Rechtsanwältin, Steuerberaterin, Fachanwältin für Steuerrecht, LL.M. Wirtschaftsstrafrecht
Dirk Beyer
Dirk Beyer
Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, ehemaliger Sachgebietsleiter für Betriebsprüfung und Steuerfahndung
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Lars Kelterborn
Lars Kelterborn
Rechtsanwalt, Steuerberater, Dipl. Finw. (FH)
Dr. Peter Steinberg
Dr. Peter Steinberg
Rechtsanwalt, Dipl. Finw. (FH)
Dr. Isabell Matthey
Dr. Isabell Matthey
Rechtsanwältin, LL.M. Wirtschafts- und Steuerrecht
Sarah Harink
Sarah Harink
Rechtsanwältin, LL.M. Steuerrecht
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Martin Buß
Martin Buß
Rechtsanwalt
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1. Was ist eine Lohnsteuer-Außenprüfung?

Die Lohnsteuer-Außenprüfung ist eine Außenprüfung wie auch eine sonstige Betriebsprüfung. Sie setzt daher eine schriftliche Prüfungsanordnung des Finanzamtes (hier der Lohnsteuer-Außenprüfungsstelle) voraus. In dieser Prüfungsanordnung werden die zu prüfende Lohnsteuer und die Zeiträume genannt. Wenn sich im Rahmen der Prüfung Unregelmäßigkeiten ergeben, so kann das Finanzamt den Prüfungszeitraum auch ausdehnen.

  • Der Lohnsteuer-Außenprüfer prüft typischerweise einzelne Schwerpunkte, wie z.B. die lohnsteuerliche Behandlung von
  • Arbeitsverhältnissen des Gesellschafter-Geschäftsführers;
  • Arbeitsverhältnissen mit Ehegatten und anderen Familienangehörigen;
  • Sonderzahlungen, Direktversicherungen oder die Nutzung von Firmen-Pkw;
  • Pensionszusagen;
  • häufig werden auch die Aushilfslöhne ohne Stundenaufzeichnungen sowie Fremdleistungen geprüft.

Nicht zuletzt wird der Lohnsteuer-Außenprüfer die Summe der versteuerten Bruttolöhne mit dem gebuchten Betrag auf dem Konto "Löhne/Gehälter" abgleichen, um etwaige Differenzen festzustellen.

2. Wie soll sich das Unternehmen verhalten?

Zumindest dann, wenn sich ein erheblicher Klärungsbedarf abzeichnet, lohnt sich die Einschaltung eines Fachanwalts für Steuerrecht. Aufgrund der besonderen fachlichen Qualifikation ist für einen erfahrenen Fachanwalt für Steuerrecht selbstverständlich ein angemessenes Honorar zu berücksichtigen. Im Saldo wird der Unternehmer jedoch diese Honorarzahlung als eine gute Investition sehen können, wenn ihm der Fachanwalt für Steuerrecht bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung "aus der Klemme" hilft. Unsere Fachanwälte für Steuerrecht in Köln können Unternehmer effizient bei der Ausarbeitung einer Strategie für die Lohnsteuer-Außenprüfung beraten und die Prüfung aufgrund ihrer Praxiserfahrung kompetent begleiten. Als hilfreich erweist es sich, wenn der Berater selbst früher einmal in der Finanzverwaltung tätig war.

Innerbetrieblich sollte der Unternehmer seine Mitarbeiter darüber informieren, wann die Lohnsteuer-Außenprüfung beginnt und seine Mitarbeiter dafür sensibilisieren, dass sämtliche Gespräche mit dem Lohnsteuer-Außenprüfer unübersehbare steuerliche Konsequenzen haben könnten. Insbesondere können voreilige Äußerungen in scheinbar harmlosen Gesprächen mit dem Prüfer für das Unternehmen böse Überraschungen bergen. Beispielsweise kann ein scheinbar privates Gespräch über den letzten Betriebsausflug dazu führen, dass der Prüfer erhebliche unversteuerte geldwerte Vorteile unterstellt.

Um die Kommunikation mit dem Außenprüfer zu kanalisieren, sollte seitens des Unternehmens ein bestimmter Ansprechpartner benannt werden. Es ist eine Abwägung im Einzelfall, ob diese Person die Fragen des Prüfers lediglich entgegennehmen soll, um diese dann an die Geschäftsleitung weiter zu leiten. Der Geschäftsleitung bleibt auf diese Weise hinreichend Zeit, nach Rücksprache mit einem Fachanwalt für Steuerrecht angemessen auf die Fragen des Prüfers zu reagieren.

Von der Zustellung der Prüfungsanordnung bis zum Beginn der Prüfung vergehen in der Regel zwei Wochen, so dass das Unternehmen hinreichende organisatorische Vorkehrungen, wie z.B. einen Arbeitsplatz für den Prüfer, treffen kann. Die der Lohnsteuer-Außenprüfung vorzulegenden Unterlagen sollten rechtzeitig zusammengestellt werden.

Praxishinweis vom Fachanwalt für Steuerrecht: Kündigt der Lohnsteuer-Außenprüfer die Prüfung zunächst lediglich telefonisch an, ohne dass er die Prüfungsanordnung bereits versandt hat, so bleibt ein letztes Zeitfenster für die etwaige Abgabe einer strafbefreienden Selbstanzeige im Bereich der Lohnsteuer. Die Selbstanzeige des Unternehmers ist erst ausgeschlossen, sobald die Prüfungsanordnung dem Unternehmer zugeht oder die Tat in sonstiger Weise dem Finanzamt bekannt geworden ist.

3. Checkliste für eine Prüfungsanordnung

Unsere Fachanwälte für Steuerrecht in Köln prüfen (ggf. im Team mit dem laufenden Steuerberater), ob die Prüfungsanordnung rechtmäßig ist. Auch können sich unsere Fachanwälte für Steuerrecht dafür einsetzen, ggf. den in der Prüfungsanordnung genannten Prüfungsbeginn zu verschieben, wenn das Unternehmen beispielsweise aufgrund einer besonderen aktuellen unternehmerischen Situation den Prüfungstermin nicht akzeptieren kann.

Die Prüfungsanordnung sollte u.a. in folgenden Punkten geprüft werden:

  • Ist die Prüfungsanordnung vom zuständigen Betriebsstätten-Finanzamt erlassen worden?
  • Wurde die Prüfungsanordnung vom zuständigen Beamten unterschrieben?
  • Werden in der Prüfungsanordnung die zu prüfenden Steuerakten zutreffend bezeichnet?
  • Ist der Arbeitgeber zutreffend bezeichnet worden?
  • Ist der Name des Außenprüfers aufgeführt?
  • Wurde die Prüfungsanordnung auf bestimmte Sachverhalte beschränkt?

Wenn der Steuerberater bzw. Fachanwalt für Steuerrecht Zustellvollmacht hat, versendet das Finanzamt die Prüfungsanordnung an ihn.

Praxishinweis des Steueranwalts: Die Prüfungsanordnung hat eine wichtige Bedeutung für die sachliche Eingrenzung der Prüfung. So ist darauf zu achten, dass der Prüfer tatsächlich nur bei dem Unternehmen prüft, welches in der Prüfungsanordnung genannt ist. Dies kann insbesondere bei Konzernstrukturen relevant sein. Außerdem dürfen sich sämtliche Prüfungshandlungen nur auf den Zeitraum beziehen, der in der Prüfungsanordnung genannt ist. Es ist eine andere Frage, ob das Finanzamt den Prüfungszeitraum bei festgestellten Unregelmäßigkeiten erweitern darf. Dies prüfen unsere Fachanwälte für Steuerrecht in Köln.

4. Verhalten während der Prüfung

Das Unternehmen sollte neben seinen steuerrechtlichen Mitwirkungspflichten auch seine Rechte kennen. Die Art und Weise der Kommunikation und die Festlegung der zuständigen Ansprechpartner hängt wesentlich vom jeweiligen Einzelfall ab. Auch die Strategie (ob kooperativ oder konfrontativ) ist vom Unternehmen festzulegen.

Viele Mandanten entscheiden sich dafür, dass der Fachanwalt für Steuerrecht bereits während der laufenden Prüfung den Kontakt zum Prüfer sucht bzw. hält. So können bereits laufende etwaige Streitpunkte im Vorfeld entschärft werden. Auch kann der Rechtsanwalt die Zielrichtung des Prüfers erkennen und seinem Mandanten hinsichtlich der möglichen Verhaltensweisen gegenüber dem Prüfer beraten. Zeigt der Prüfer ein unangemessenes persönliches Verhalten, so wird sich der Rechtsanwalt auch hierum kümmern.

Laufende Zwischengespräche haben außerdem den Vorteil, dass sich nicht sämtliche Streitpunkte erst im Rahmen der Schlussbesprechung "auftürmen". Der Schlussbesprechung kann dann relativ gelassen entgegengesehen werden.

Sollte der Prüfer die Prüfungshandlungen unerwartet plötzlich abbrechen bzw. nicht mehr erscheinen, so kann dies ein Hinweis für die Einschaltung der Straf- und Bußgeldsachenstelle sein. Möglicherweise hat der Prüfer dann den Verdacht einer Steuerhinterziehung. Spätestens dann sollte ein versierter Verteidiger in Steuerstrafsachen hinzugezogen werden.
Unsere Fachanwälte für Steuerrecht in Köln verteidigen insbesondere auch Mandanten im Steuerstrafverfahren.

5. Wie kann die Prüfung beendet werden?

Die Prüfung wird in der Regel durch eine Schlussbesprechung und die dann ergehenden steuerlichen Haftungs- oder Änderungsbescheide beendet. Im Rahmen der Schlussbesprechung hat das Unternehmen (z.B. vertreten durch seinen Fachanwalt für Steuerrecht) die Möglichkeit, seine Sichtweise unter Anwesenheit des Sachgebietsleiters vorzutragen und Einigungsmöglichkeiten auszuloten. Der Sachgebietsleiter ist der Vorgesetzte des Prüfers, so dass dieser befugt ist, endgültige Entscheidungen, wie z.B. den Abschluss einer so genannten tatsächlichen Verständigung zu treffen. Eine tatsächliche Verständigung bietet sich insbesondere dann an, wenn ein Sachverhalt nur noch schwer ermittelbar ist und beide Seiten diesen Sachverhalt unstreitig stellen wollen. Hierbei kann es sich z.B. um die Höhe der gezahlten Löhne handeln. Unsere Fachanwälte für Steuerrecht in Köln, vertreten Arbeitgeber in Schlussbesprechungen und formulieren bei Bedarf entsprechende tatsächliche Verständigungen. Hierbei ist besonders darauf zu achten, dass sich keine nachteiligen Auswirkungen für etwaige Steuerstrafverfahren ergeben. Dies gehört zum Handwerk des Fachanwalts für Steuerrecht, wenn er auch in Steuerstrafverfahren tätig ist.

6. Steuerbescheide aufgrund der Prüfung

Das Finanzamt wird aufgrund des neuerlichen Berichts entsprechende lohnsteuerliche Haftungs- und oder Nachforderungsbescheide gegen den Arbeitgeber erlassen. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, innerhalb eines Monats fristwahrend Einspruch gegen diese Bescheide einzulegen. Der Einspruch hat jedoch keine aufschiebende Wirkung, so dass gleichzeitig ein entsprechender Antrag auf Aussetzung der Vollziehung mit geeigneter Begründung gestellt werden muss.

Praxishinweis des Steuerberaters: Arbeitgeber sollten beachten, dass auch Haftungsbescheide, die keine Zahlungsfrist enthalten, mit dem Einspruch fristwahrend angefochten werden müssen. Es genügt nicht, die spätere Zahlungsaufforderung mittels Einspruchs anzufechten.

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